フリーランス必須のビジネスマナー!信用を上げて報酬アップも!社会人の礼儀作法

フリーランス必須のビジネスマナー!信用を上げて報酬アップも!社会人の礼儀作法

「クライアントに失礼のない礼儀やマナーができているか不安だ」

「ビジネスにふさわしいマナーを押さえておきたい」

ビジネスマナーはフリーランスで活動する人にこそ身につけてほしい武器です。

武器、というからには身につけることで自分をパワーアップさせることができるものでもあり、できているかどうかで契約にも直接響いてくるでしょう。

今回は、フリーランスが身につけるべきビジネスマナーを解説していきます。

基本的な部分だけになりますが、メールやチャット、ミーティングで使う言葉などすぐに現場で使える作法ですので、すぐにでも活かしてみてください。

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フリーランスこそビジネスマナーが必須!

クラウドソーシング界隈でここ1年ほど特に目に余るのが「関わる人の礼儀とマナー」です。

連絡を返信する、必要に応じて進捗を報告する、遅れそうな時は事前に連絡するといった「社会人としての基本」がすっぽりと抜けてしまっているケースが多く見られます。

驚くべきは、受注側だけでなく発注側(クライアント側)にも少なくないという点。

クラウドソーシングは顔を見なくてもやりとりできる点が裏目に出て、簡単にトンズラできるからという理由もあるでしょう。

だからといって、やっていい訳ではありません。完全に相手に失礼です。

礼節やマナーがあるだけで案件をもらえる?!

「礼節やマナーが身についているだけで契約が取れる」というと過剰表現に思われるかもしれませんが、あながち嘘ではないようです。

残念なことに、それほどにクラウドソーシングにおけるマナーが悪くなっているのです。

案件を取るためにマナーを身につけるのは、目的がずれていますが、今後仕事をしていく上でマナーはどの世界でも欠かせないものなので、一度身につけるべきです。

海外だと許容範囲の違いはあれど、基本的なマナーの意味は変わらないので、押さえておいて損はありません。

ここだけ押さえて!基本のビジネスマナー

基本のビジネスマナーを詳しく解説していきます。

これだけ押さえておけば、マナーがある人という認識を持たれるはずですので、しっかりと身につけておきましょう。

メール編

  • 件名を見ただけで何についての連絡かがわかるように
  • 本文は簡潔に!
  • 添付ファイル名は最終更新日を添える

件名は「○月○日 御社での合同ミーティング 資料」など、開かなくても内容がある程度わかるのが理想です。

何の案件に関する連絡なのかを明記してください。

本文は簡潔に済ませます。

資料などファイルを添付する場合、ファイル名も件名と同様に作成しましょう。

案件を記載し最終更新日や更新した人の名前(企業)がついていると尚良しです。

あいさつ文の言葉遣いは後ほどまとめるので、そちらを御覧ください。

共有フォルダー編

  • ファイル名には自分の名前やIDと日時を入れる
  • 共有設定を「URLを知っている全員が閲覧可あるいは編集可」に変更

案件に応募する場合、納品物をひとつの共有フォルダに保存するように指定されることがあります。

相手にとってはたくさんの応募者から同じようなファイルが多数送られてくるため、同じ件名だと混乱します。

ファイル名一覧を見て誰のどのファイルかを区別できるように、ファイル名に自分の名前やID、送付日時を入れましょう。

「〇〇応募_xxxxxx_yyyymmdd」といったように半角アンダーバーで連記する形でOKです。

クライアントに送付、共有するファイルがある場合は、名前に気を配りましょう。

チャット編

  • 全体チャットと個別チャットを混同しない
  • クライアントの意向を確認しておく

チャットはクライアントから指定があって使用することがほとんどでしょう。

クライアントから指定されたように使っていけば問題ありません。

全体チャットは周知連絡が多く、個別チャットは質問や進捗確認、納品用と区別されることが多いですが、それもまたクライアントごとに異なります。

どう使っていいか連絡がない場合は、確認しておくと安心です。

筆者はChatworkとSlackをメインに使用しています。

丁寧語はくどくなく、ラフすぎず

丁寧語というのは

  • 相手への尊敬の念
  • 協力しますという意味の現れ

です。

適度な関係性と距離感を持って仕事をしていく上では丁寧語は便利な道具ですので、不要に感じるかもしれませんが社会人として適切に使えるようになりましょう!

くどすぎず、かといってラフすぎない適切な言い回しが大切です。

NG「了解です」→「承知いたしました」

クライアントや目上の方には「了解です」「了解いたしました」は不適切です。

ある程度やりとりが進んで距離が縮まった際には、使っても問題ない場合もありますが、基本的には避けた方が無難でしょう。

連絡内容を理解しました、と返信する場合は「承知いたしました」を使ってください。

NG「すみません」→「申し訳ありません」「恐れ入ります」

「すみません」はカジュアルなので使う人は少ないでしょう。

どんなに長い付き合いになっても、クライアントへは「すみません」ではなく「恐れ入ります」「恐縮ですが」といった言い回しになります。

丁寧ではありますが、「申し訳ありません」は何度も使っていると重たく感じてしまいます。

重要なタイミングでのみ使うようにしましょう。(どれだけ大きなミスをしたとしてもきちんと謝れれば何度も謝る必要はありません)

思っていた納期に間に合わない、あるいはこちらの間違いやミスで相手に迷惑をかけてしまった、という場合には「申し訳ありません」にしましょう。

他のちょっとしたタイミングの違いや、連絡が数時間遅れたといった場合には謝る必要はないので、「遅くなりましたが、ご返信いたします」程度でも大抵の場合は失礼には当たりません。

NG「ご苦労さまです」→「お疲れ様です」「お世話になっております」

「ご苦労さまです」は特に目上の上司、クライアント相手には使ってはいけないNGワードです。

目下の人に対して使える言葉なので、代わりに「お疲れ様です」「お世話になっております」を使うようにしましょう。

「お世話になります」

賛否両論ですが、まだ何のやりとりが始まっていない段階であっても「お世話になります」は使われます。

今後お世話になりますので、よろしくお願いいたします、といった意味もあるでしょう。

「お世話になっております」でチャットやメールの文言を始めるのがデフォルトになっています。

補足:ツールごとに適切な使い方をすることも重要

ツールの特徴とは、ゲームにおけるルールのようなものです。

それぞれの使い方を押さえることは、関わるすべての人への配慮です。

タイムラインが流れていってしまうチャットやメールに、ベタ打ちで資料や指示内容などを入れることは好ましくありません。

(ツールの使い方を間違っているクライアントも少なくないので(経験談)、改めていただけると助かります!)

WordやExcelファイルなど相手が良く使っているであろうファイル形式で資料にまとめて添付するのがベターです。

まとめ:ビジネスマナーを身に着ければ快適に仕事ができる

再度になりますが、ビジネスマナーは「相手への尊敬の念を込めて行うもの」で、相手ありきです。

適切であるかどうかは相手側の視点に立って考えると、わかりやすいでしょう。

マナーや礼儀ができているというだけで、印象が違いますし仕事にも直結するので基本だけでも身につけておいてください。

ビジネスマナーに自信がなかった人のお役に立てていれば幸いです。

「自分はできているから大丈夫」と自信がある人も、改めて振り返って再チェックするお手伝いができたのではないでしょうか。

PS.

ビジネスマナーについて1冊くらい本を読んでおくと、身につくのも早いです。